Elenco fornitori del condominio: come costruirlo e chi chiamare per ogni tipo di guasto

Quando un guasto succede alle 21 di un venerdì, la domanda non è «chi è bravo?», ma «chi chiamo adesso?». Un elenco fornitori ben fatto risponde a questa domanda per ogni condominio e per ogni tipo di guasto, anche quando a rispondere non c’è l’amministratore. Ecco come costruirlo, con un modello pronto da copiare.

A cosa serve davvero

• Velocità. Chi riceve la segnalazione sa subito chi chiamare, senza cercare nella rubrica.
• Continuità. Ferie, malattia, fuori orario: chiunque nello studio, o un servizio esterno, può usarlo.
• Riserve. Se il primo fornitore non risponde, si passa al secondo senza perdere tempo.
• Automazione. Lo stesso elenco permette a un assistente AI di avvisare da solo il tecnico giusto.

Le categorie

Una decina di categorie copre quasi tutte le segnalazioni:

Categoria	Esempi di intervento
Idraulica	Perdite, tubi, colonne, scarichi interni
Elettricità	Luce scale e cortile, quadri delle parti comuni
Ascensore	Blocchi, fermi impianto (di solito la ditta del contratto di manutenzione)
Fabbro e serrature	Portone, cancelli pedonali, serrature delle parti comuni
Cancelli automatici	Motori, telecomandi, fotocellule
Riscaldamento e caldaia	Centrale termica, terzo responsabile
Citofoni e videocitofoni	Pulsantiere, impianto
Antenna TV	Impianto centralizzato
Spurghi	Fognature, pozzetti, scarichi condominiali
Edilizia e coperture	Tetto, grondaie, infiltrazioni, intonaci
Pulizie e giardino	Ditta delle pulizie, giardiniere
Altro	Tutto ciò che va valutato dallo studio

Per i guasti più frequenti abbiamo guide dedicate: perdita d’acqua, riscaldamento centralizzato, citofono, cancello automatico, autoclave e antenna TV.

Principale e riserve

Per ogni categoria servono almeno due nomi: il fornitore principale e uno di riserva. Per le categorie critiche (idraulica, ascensore, riscaldamento in inverno) ne conviene un terzo.

Decidete anche quanto aspettare prima di passare al successivo: pochi minuti per le emergenze, qualche ora per i guasti ordinari. E scrivetelo, perché chi è di turno non debba decidere sul momento.

Come scegliere i fornitori e quali tempi concordare è spiegato in come scegliere i fornitori del condominio.

Eccezioni per singolo condominio

Di solito i fornitori valgono per tutti gli stabili dello studio. Le eccezioni più comuni:

• l’ascensorista con il contratto di manutenzione di quell’impianto;
• la ditta di pulizie o il giardiniere scelti dall’assemblea;
• il terzo responsabile della centrale termica di quel condominio;
• un fornitore più vicino per uno stabile lontano.

Nell’elenco basta segnare la categoria, il condominio e il fornitore che sostituisce quello generale.

Il modello da copiare

Una riga per ogni fornitore e categoria. Le colonne:

Categoria	Priorità	Fornitore	Referente	Cellulare interventi	Email	Condomini	Reperibilità
Idraulica	1	Idraulica Rossi Srl	Marco Rossi	333 …	…	Tutti	Lun–sab 7–20, emergenze h24
Idraulica	2	Termoidraulica Verdi	Luca Verdi	347 …	…	Tutti	Lun–ven 8–18
Ascensore	1	Ascensori Alfa	Centralino	800 …	…	Cond. Girasole	h24 (contratto)
Elettricità	1	Elettro Bianchi	Paolo Bianchi	338 …	…	Tutti	Lun–ven 8–18

Aggiungete, se vi serve, partita IVA, scadenza del contratto e note (ad esempio «non interviene di domenica»).

Come tenerlo aggiornato

• Un posto solo. Non un foglio sul computer di ognuno: un unico elenco condiviso o, meglio, lo stesso archivio da cui lavora chi risponde.
• Un responsabile. Una persona dello studio che aggiorna i cambi di numero, i nuovi contratti, i fornitori che non lavorano più.
• Controllo periodico. Due volte l’anno, ad esempio prima dell’inverno e prima dell’estate, una telefonata o un messaggio per verificare numeri e disponibilità.
• Dopo ogni problema. Se un fornitore non ha risposto in un’emergenza, va annotato e si valuta se cambiare l’ordine.

Un controllo in più conviene prima delle chiusure dello studio: vedi la checklist per le ferie.

Privacy dei fornitori

Il cellulare di un artigiano è un dato personale. Esporlo in bacheca o condividerlo con i condòmini richiede il suo consenso. È più semplice e più ordinato che i condòmini chiamino un solo numero, quello dello studio o della reperibilità, e che sia lo studio, o il suo assistente, a contattare il fornitore.

Come lo usa Limeline

In Limeline l’elenco fornitori è il cuore del lavoro dell’assistente:

• per ogni categoria scegli il fornitore principale e quelli di riserva, nell’ordine che preferisci;
• per un singolo condominio puoi indicare un fornitore diverso;
• quando arriva una segnalazione, l’assistente apre il ticket e avvisa il fornitore giusto con un WhatsApp con i pulsanti Accetto e Non posso; se non risponde entro 5 minuti arriva un SMS, e se rifiuta si passa alla riserva.

Con Danea Domustudio i fornitori si importano da soli; negli altri casi li carichiamo noi durante l’attivazione, che è a costo zero. Per il percorso completo di una segnalazione leggi la guida su come gestire le segnalazioni dei condòmini.

I piani e cosa includono sono nella sezione prezzi.