Domus Brainware, Michelangelo e GeCoMAX: portare i condòmini nell'assistente AI da Excel

Un assistente AI riconosce chi chiama solo se ha l’elenco dei condòmini con i numeri di telefono. Con Danea Domustudio Cloud Pro il collegamento è diretto (ne parliamo nella guida su Danea Domustudio e assistente AI). Con Domus Brainware, Michelangelo, GeCoMAX e quasi tutti gli altri gestionali, la strada più semplice è un file Excel. Ecco come fare.

Perché un file e non un collegamento

Oggi la maggior parte dei gestionali per condominio non offre un collegamento aperto per programmi esterni, oppure lo offre solo a partner selezionati. L’esportazione in Excel o CSV, invece, c’è quasi sempre. Per un assistente AI basta: l’elenco dei condòmini cambia poche volte l’anno, e un file ricaricato ogni tanto lo tiene aggiornato.

Per il ruolo del gestionale rispetto agli altri strumenti vedi la guida ai software per amministratori di condominio.

Cosa esportare

Dall’anagrafica dei condòmini servono queste informazioni:

Colonna	Obbligatoria	Note
Condominio	Sì (o scelta per tutto il file)	Nome o codice dello stabile
Indirizzo	Consigliata	Aiuta a distinguere stabili con nomi simili
Scala	No	Utile per i fornitori
Interno	No	Utile per i fornitori
Nome e cognome	Sì	Anche in una sola colonna («Nominativo»)
Telefono	Sì	Meglio il cellulare; vanno bene anche più numeri

Se il file ha altre colonne (codice fiscale, millesimi, email), non è un problema: si ignorano.

Come esportare dal gestionale

Il percorso cambia da programma a programma e anche tra versioni dello stesso programma. In generale:

1. apri l’anagrafica dei condòmini o l’elenco dei nominativi;
2. cerca una funzione come Esporta, Stampa in Excel o Salva come foglio di calcolo;
3. scegli, se possibile, tutti i condomini e le colonne con i telefoni;
4. salva il file in formato .xlsx o .csv.

Se trovi solo la stampa in PDF, o non trovi la funzione, scrivici: con un file di esempio, anche con nomi e numeri oscurati, ti diciamo come procedere.

Cosa fa Limeline con il file

Non serve sistemare il file prima di caricarlo. Limeline:

• trova la riga dei titoli anche se sopra ci sono intestazioni, loghi o date (cerca tra le prime righe);
• riconosce le colonne dai nomi più usati nei gestionali: Nominativo, Cognome e nome, Int., Unità, Cellulare, Tel. 2, Stabile e simili;
• ti fa controllare e correggere ogni colonna prima di confermare;
• capisce i file in cui i condomini sono separati da righe di intestazione e quelli in cui il nome del condominio compare solo nella prima riga del gruppo;
• gestisce più numeri nella stessa cella, mettendo prima i cellulari;
• non duplica chi è già presente con lo stesso numero o lo stesso nome nello stesso condominio.

Un solo limite: il vecchio formato .xls non si legge. Basta aprirlo con Excel o LibreOffice e salvarlo come .xlsx.

Passo per passo

1. Nel portale vai in Condomini → Carica condòmini.
2. Scegli il tuo programma (Brainware, Michelangelo, GeCoMAX o altro).
3. Carica il file esportato, così com’è.
4. Controlla le colonne riconosciute e correggi quelle sbagliate.
5. Se il file non ha la colonna del condominio, scegli il condominio per tutto il file.
6. Conferma. Le righe con errori restano da sistemare e si correggono dopo, nella scheda del condominio.

Se non hai un elenco da esportare, puoi usare il modello di Limeline o aggiungere i condòmini a mano.

Tenere l’elenco aggiornato

• Ricarica lo stesso file quando cambiano molti nominativi: chi c’è già non viene duplicato.
• Per i singoli cambi (nuovo inquilino, numero cambiato) correggi direttamente nel portale.
• Se chi chiama non risulta nell’elenco, né dal numero né dal nome, con l’impostazione predefinita l’assistente non avvisa il fornitore in automatico: passa la richiesta allo studio da verificare. Le emergenze, invece, ricevono sempre subito le indicazioni.

E i fornitori?

L’elenco dei fornitori di solito è più corto e cambia poco: lo carichiamo noi durante l’attivazione, a costo zero. Poi nel portale scegli il fornitore principale e le riserve per ogni categoria. Vedi la guida sull’elenco fornitori del condominio.

Domus Brainware, Michelangelo, GeCoMAX e Danea Domustudio sono marchi dei rispettivi proprietari. Limeline non è affiliato a questi programmi.

Tutti i programmi collegati sono nella sezione integrazioni.