Registrare le chiamate dei condòmini: cosa dice il GDPR e cosa deve fare lo studio

Registrare le chiamate dei condòmini è utile: quando qualcuno dice «ho segnalato il guasto tre giorni fa», lo studio può verificare cosa è stato detto e quando. Ma una registrazione è un dato personale, a volte molto personale. Ecco cosa chiede il GDPR e come organizzarsi.

Questa guida è informativa e non sostituisce il parere del DPO o di un consulente privacy. I riferimenti sono al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

Chi è il titolare

Per i dati dei condòmini trattati nella gestione del condominio, il titolare è di regola il condominio, nella persona dell’amministratore, o lo studio, a seconda di come è impostato il trattamento. Il fornitore del servizio telefonico o dell’assistente AI è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): tratta i dati per conto del titolare e secondo le sue istruzioni.

Il ruolo esatto va definito una volta per tutte, perché da lì dipendono informativa, accordi e responsabilità.

I principi da rispettare

Il GDPR (art. 5) chiede che il trattamento sia:

• lecito e trasparente: con una base giuridica e con l’informazione a chi chiama;
• limitato alla finalità: le registrazioni servono a gestire le segnalazioni, non ad altro;
• minimizzato: si raccoglie solo quello che serve;
• limitato nel tempo: si conserva solo per il tempo necessario;
• sicuro: con misure adeguate contro accessi non autorizzati (art. 32).

La base giuridica

Le basi più usate per registrare le chiamate di servizio sono:

• il legittimo interesse del titolare a documentare le segnalazioni, la loro gestione e a difendersi in caso di contestazioni (art. 6, par. 1, lett. f);
• l’esecuzione del mandato di amministrazione, per le richieste che ne fanno parte.

Con il legittimo interesse va fatto un bilanciamento con i diritti di chi chiama, e il condòmino può opporsi (art. 21). La valutazione va documentata.

L’informazione a chi chiama

Due livelli:

1. All’inizio della chiamata: un messaggio breve, ad esempio «La chiamata è registrata per gestire la sua richiesta. L’informativa è disponibile sul sito dello studio». Se risponde un’AI, va detto anche questo (AI Act, art. 50).
2. L’informativa completa (art. 13): titolare, finalità, base giuridica, tempi di conservazione, destinatari e fornitori, diritti, come esercitarli. Sul sito, in bacheca o allegata alle comunicazioni periodiche.

Un testo pronto per i condòmini è nella guida su come comunicare il nuovo numero WhatsApp.

Quanto conservare

Il GDPR non fissa un numero di giorni. Il titolare decide un periodo motivato, ad esempio:

• il tempo per gestire la segnalazione e chiuderla;
• più un margine per eventuali contestazioni ragionevolmente prevedibili.

Il periodo va indicato nell’informativa e applicato davvero: le registrazioni scadute vanno cancellate, comprese le copie di sicurezza.

Chi può accedere

• Solo le persone dello studio che gestiscono le segnalazioni, con credenziali personali.
• Nessun accesso pubblico: le registrazioni non si condividono nei gruppi, non si inoltrano ai fornitori se non serve.
• I fornitori tecnici ricevono solo i dati necessari all’intervento: indirizzo, interno, descrizione del guasto, numero di contatto.

Come usare correttamente le registrazioni quando un condòmino contesta è spiegato nella guida sulle contestazioni in assemblea.

L’accordo con il fornitore (art. 28)

Se le chiamate passano da un servizio esterno, serve un accordo scritto che indichi:

• oggetto, durata, natura e finalità del trattamento;
• tipi di dati e categorie di interessati;
• misure di sicurezza;
• sub-responsabili (ad esempio i fornitori di servizi cloud) e luoghi di trattamento;
• cosa succede ai dati alla fine del contratto.

Conviene chiedere anche se le conversazioni vengono usate per addestrare modelli di AI e dove sono conservate le copie di sicurezza.

I diritti dei condòmini

Il condòmino può chiedere:

• accesso ai suoi dati, compresa la registrazione (art. 15);
• rettifica dei dati sbagliati (art. 16);
• cancellazione, nei casi previsti (art. 17);
• opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21).

Lo studio deve rispondere senza ingiustificato ritardo, di norma entro un mese.

Checklist per lo studio

1. Chi è il titolare, chi il responsabile: deciso e scritto.
2. Base giuridica scelta e, se è il legittimo interesse, bilanciamento documentato.
3. Messaggio a inizio chiamata attivo.
4. Informativa completa pubblicata e raggiungibile.
5. Periodo di conservazione deciso e applicato, anche alle copie.
6. Accessi limitati e personali.
7. Accordo art. 28 firmato con il fornitore, con l’elenco dei sub-responsabili.
8. Procedura per rispondere alle richieste dei condòmini.

Come funziona con Limeline

• L’assistente si presenta come AI all’inizio di ogni chiamata.
• Lo studio resta titolare e Limeline è responsabile del trattamento: firmiamo l’accordo art. 28 prima di partire e diamo allo studio il testo dell’informativa per i condòmini.
• Le registrazioni sono in uno spazio privato, accessibile solo alle persone dello studio, con link di ascolto temporanei; la copia di sicurezza è conservata nell’Unione europea.
• Registrazioni e copie vengono cancellate insieme: alla scadenza del periodo di conservazione e, in caso di disdetta, 90 giorni dopo.
• Le conversazioni non vengono usate per addestrare modelli AI pubblici.

Il riepilogo delle nostre scelte su GDPR e AI Act è nella sezione conformità. Per gli obblighi dell’AI Act vedi la guida dedicata all’AI Act per l’amministratore.