Gruppo WhatsApp del condominio: regole, privacy e perché lo studio non dovrebbe gestirlo

Quasi ogni condominio ha il suo gruppo WhatsApp. Serve a dire che l’ascensore è fermo, a chiedere chi ha trovato un mazzo di chiavi, a organizzare la festa in cortile. Ma con il tempo diventa anche il posto delle lamentele, delle discussioni e, a volte, delle segnalazioni di guasto che nessuno raccoglie. Ecco cosa sapere, con un regolamento da copiare.

A cosa serve (e a cosa no)

Utile per:

• avvisi tra vicini (pacchi, auto in doppia fila, chiavi trovate);
• passaparola rapido su un guasto già segnalato;
• organizzare iniziative tra condòmini.

Non adatto per:

• segnalare guasti allo studio: il messaggio si perde, nessuno sa se è stato preso in carico;
• decidere su spese o lavori: le decisioni si prendono in assemblea;
• contestare l’amministratore o un vicino: per quello ci sono PEC, raccomandata e l’assemblea;
• comunicazioni ufficiali come la convocazione dell’assemblea.

Privacy: i numeri di tutti

Chi entra nel gruppo rende visibile il proprio numero di telefono a tutti gli altri partecipanti. Per questo:

• l’adesione deve essere libera: nessuno può essere aggiunto senza il suo consenso;
• chi crea il gruppo dovrebbe usare numeri che i condòmini gli hanno dato per questo scopo;
• non si condividono nel gruppo dati di altri: morosità, problemi di salute, situazioni familiari, foto di persone.

Se è l’amministratore a creare il gruppo con i numeri dell’anagrafe condominiale, usa dati raccolti per un altro scopo: è uno dei motivi per cui conviene lasciare il gruppo ai condòmini.

Le decisioni nel gruppo non valgono come delibere

Un «sondaggio» nel gruppo o un «siamo tutti d’accordo» in chat non sono una delibera. Per il condominio decide l’assemblea, convocata nelle forme previste dall’art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile (raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, almeno cinque giorni prima) e con le maggioranze di legge. Il gruppo può servire, al massimo, a capire gli orientamenti prima della riunione.

Ne parliamo nel dettaglio in si può convocare l’assemblea su WhatsApp?.

Messaggi offensivi

Un messaggio offensivo verso una persona, letto da più partecipanti, può integrare la diffamazione (art. 595 del Codice penale): la Cassazione lo ha riconosciuto più volte per i social e per le chat di gruppo. Oltre all’aspetto penale, c’è il rischio di dover risarcire il danno. Una regola semplice nel regolamento del gruppo aiuta a prevenire.

Perché lo studio non dovrebbe gestirlo

Molti amministratori sono stati inseriti nel gruppo, o lo hanno creato. Con il tempo succede quasi sempre questo:

• le segnalazioni arrivano nel gruppo, mescolate a tutto il resto, e lo studio non riesce a tenerne traccia;
• l’amministratore diventa moderatore di discussioni che non lo riguardano;
• ogni messaggio dello studio viene commentato e contestato in pubblico;
• i messaggi arrivano a qualsiasi ora sul telefono di chi è nel gruppo.

La soluzione è separare: il gruppo resta dei condòmini, e lo studio ha un canale ufficiale in cui ogni condòmino scrive in privato. Ne parliamo nella guida su WhatsApp per lo studio di amministrazione.

Un regolamento pronto per il gruppo

Regole del gruppo «Condominio [nome]»

1. Il gruppo è dei condòmini e dei residenti che hanno scelto di partecipare. Nessuno viene aggiunto senza il suo consenso.
2. Serve per avvisi e informazioni tra vicini. Non è un canale dello studio di amministrazione.
3. Guasti e richieste allo studio vanno inviati al numero ufficiale dello studio: [numero]. Una segnalazione scritta solo nel gruppo potrebbe non arrivare.
4. In caso di emergenza (gas, incendio, persone in pericolo) chiamate prima il 112.
5. Rispetto per tutti: niente insulti, niente accuse personali, niente dati o foto di altre persone.
6. Le decisioni sul condominio si prendono in assemblea, non nel gruppo.
7. Gli amministratori del gruppo possono rimuovere chi non rispetta queste regole.

Il collegamento tra gruppo e studio

Il gruppo può comunque essere utile allo studio: è il modo più rapido per far conoscere il numero ufficiale. Basta chiedere a un consigliere o a un condòmino di riferimento di pubblicare il link al numero WhatsApp dello studio e di ricordarlo ogni volta che qualcuno segnala un guasto in chat. Trovi i testi pronti nella guida su come comunicare il nuovo numero WhatsApp ai condòmini.

Con un numero ufficiale gestito da un assistente AI, le segnalazioni scritte lì diventano ticket, arrivano al fornitore e restano tracciate, e il gruppo torna a essere quello che dovrebbe: un posto tra vicini.

Come appare il numero dello studio su WhatsApp lo vedi nella sezione WhatsApp.